تلفن گویا
آيا تا به حال با سازماني تماس گرفته ايد كه صدايي را بشنويد و از شما بخواهد عددي را از يك فهرست انتخاب كرده، وارد كنيد يا بخوانيد؟ در واقع شما با يك سيستم تلفن گويا ارتباط برقرار كرده ايد. در هر موسسه چگونگي ارائه خدمات به مراجعين و داشتن سيستم‌هاي پاسخگويي به مشتريان، يكي از مهم‌ترين عوامل رضايت مشتريان و در نتيجه سودآوري و پيشرفت موسسه است. با توجه به گسترش خدمات تلفني و استفاده آسان از تلفن براي عموم مردم، ارتباط تلفني شايد اولين و مهم‌ترين راه ارتباط مردم با سازمان باشد. از این رو داشتن بخش روابط عمومي و پاسخگويي به مراجعين يكي از اساسي‌ترين نيازهاي هر سازمان است و در بسياري از مواقع نيروي انساني بسياري را درگير مي‌نمايد. به همین منظور سيستم‌هايي تحت عنوان تلفن گويا وارد بازار شدند كه اين سيستم‌ها ابزاري براي برقراری ارتباط مستقيم و دريافت اطلاعات از يك مركز اطلاع رساني مي‌باشند كه با تجهيز سازمان به تلفن گويا، ارباب رجوع بدون نياز به داشتن امکانات خاص، با در اختيار داشتن يك خط تلفن معمولي می تواند با اين سيستم تماس گرفته و اطلاعات لازم خود را كه قبلا در اين سيستم براي آنها فراهم گرديده به صورت صوتي دريافت كند.
تلفن گويا همانگونه که مشخص است رسانه ای است برای ارائه اطلاعات سازمان به صورت خودکار و از طریق تلفن.
نمونه ای از اطلاعات ایستای قابل عرضه در این سیستم عبارتند از :
- معرفی اهداف و رسالتهای سازمان
- معرفی کوتاه زیر بخشها و واحد های سازمانی
- نشانی ها و شماره تلفن های بخش ها و مسؤولین مهم سازمان
- اخبار مهم نظیر نمایشگاه ها، کنفرانس ها و یا مناسبت ها
- معرفی زمانها و یا دوره های زمانی خاص برای سازمان
نرم افزار تلفن گویا امکان اتصال به بانک هاي اطلاعاتی از قبیل Access, SQL Server, Oracle را دارا میباشد و می تواند در هر قسمت از چارت سیستم گویا ، با گرفتن کد یا پارامترهای ورودی، گزارش یا متن مورد نظر را بصورت پویا تولید، خوانده و یا فکس کند. این سیستم قادر است مقادیر عددی، تاریخ، ساعت، وضعیتها و مقادیر مشخص دیگر را به صورت هوشمند و با فرمتهای متنوع بیان کند. نمونه ای از اطلاعات پویا که از بانک های اطلاعاتی استخراج می شود و می تواند برای هر کاربر متفاوت باشد عبارتند از:
- مانده حساب مشتری، گردش حساب ها و یا گزارشات مالی
- اطلاعات تحصیلی شامل دوره های تحصیلی، نمرات، تاریخ امتحانات
- وضعیت پرونده ها، نامه ها و مکاتبات
- اعلام وضعیت آب و هوا ، اوقات شرعی ، ساعت و ...
- اعلام نرخ ارز و وضعیت بازار سهام